就職・転職活動において、履歴書や職務履歴書、エントリーシートなどの応募書類を企業へ送る際に、マナーとして添え状を同封します。
ここでは、調剤薬局事務の求人に応募書類を送る時の添え状の書き方についてご紹介します。
添え状とは
そもそも添え状とはどういったものなのでしょうか？
添え状とは、一般的にはFAXや郵便物を送る際に、送付者や書類の概要、書類の枚数などを加えた書類のことを言います。
この添え状によって、「誰から誰に送られたものであるのか」「何をどれだけ送ったのか」が明確になります。したがって書類の枚数漏れなどのミスや、内容に間違いがあって相手とのやりとりに齟齬が生じることを防ぐ役割があります。
添え状は、送付状や挨拶状、カバーレターなどの呼び方がありますが、ここでは添え状という呼び方で統一して述べていきます。
就職・転職活動における添え状とは
就職・転職活動において、履歴書や職務履歴書などの応募書類に添え状を同封することは、ずばり「ビジネスマナーが身についていること」の証明を意味します。
そもそもビジネスマナーとは、年齢や性別、経験などのさまざまな立場の人間や組織が関わるビジネスの場で、円滑に仕事を進めるために行う相手への気配りのことを言います。
規則と違ってビジネスマナーは守らなくても罰則はありませんし、応募書類に添え状を同封してもしなくても合否には関係ありません。
しかしながらビジネスマナーというのは、コミュニケーションや仕事のやり取りをスムーズに進め、信頼関係を構築するための重要な要素の一つです。それが身についていないとなると、「この人と取引しても大丈夫だろうか」「この人のいる会社と取引するのは不安だな」と相手にマイナスイメージを持たせてしまいます。
ましてや、履歴書などの応募書類を見る相手は自分のことを全く知らない採用担当者です。社会人経験のない新卒者はともかくとしても、添え状が1枚ないだけで社会人としての振る舞いを疑問視されかねません。
添え状の書き方
それでは添え状の書き方についてポイントごとに紹介しましょう。
- まず1つ目のポイントは日付です。日付は用紙の一番上の右側に、応募書類を投函する日を記載します。西暦・和暦のどちらでもよいですが、応募書類の記載と合わせましょう。
- 2つ目は宛先です。宛先は日付より下の左側に、応募先の薬局名・所属部署と採用担当者名を記載します。
- 3つ目は署名です。署名は日付の下に、応募者の郵便番号・住所・電話番号・メールアドレス・氏名を記載します。
- 4つ目は本文ですが、本文の前に添え状の主旨がわかるようにタイトルを記載してもよいでしょう。本文は主に頭語・時候のあいさつ・用件・結語から成り立っています。頭語と結語は必ずペアにして記載し、ビジネスでは一般的に「拝啓」「敬具」が用いられています。時候のあいさつは季節を問わず使えるあいさつ文を用いることが多く、「拝啓」の後に1文字空けて続けます。用件には、応募書類を送付する旨を記載します。
- 最後に5つ目のポイントが記書きです。中央に「記」と記載し、その下に「・履歴書 1枚」のように箇条書きで同封書類を記載します。そして右下に「以上」と記載すれば添え状の完成です。
本文のサンプル
特に時候のあいさつや用件の書き方は慣れていないと少しわかりにくいため、イメージしやすいように例文をご紹介します。
拝啓
貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。このたび〇〇に掲載されていました貴社の求人募集を拝見し、ぜひ応募させていただきたく、下記の応募書類をお送りいたします。ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
ちなみに調剤薬局の多くは会社組織であるため、「貴社」で問題ありません。
まとめ
添え状は必要な項目がわかれば作成が難しい書類ではありません。インターネットで検索すればたくさんのテンプレートもヒットするため、いろいろと参考にして添え状を作るとよいでしょう。
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