医療事務にかかってくる迷惑な電話5選とその対処法

迷惑電話①：無断キャンセルの確認電話

予約をしていた患者さんが無断でキャンセルし、その後に何度も予約の確認電話をかけてくることがあります。

たとえば、ある患者さんが予約をしていた日に来院せず、その後「予約があったかどうか」を確認する電話を何回もかけてきました。

こちらが「キャンセルされた予約は無効になっています」と伝えても、また同じ問い合わせを繰り返されることがよくあります。

何度も同じ問い合わせをされると、やっぱりストレスが溜まるよね～。

キャンセルのルールをしっかり伝えることが大切ですが、それでも理解してもらえない場合は困るよね。

私の場合、特に注意深く対応するようにしています。

たまに、『またあの患者さんか…』と思うこともありますが、丁寧に対応するしかないんですよね。

迷惑電話②：診療内容に関する詳細な質問

電話で診療内容や治療法について細かく質問してくる患者さんがいます。

たとえば、ある患者さんが「この薬はどのくらいで効きますか？」や「治療の流れを詳しく教えてください」といった質問を、長時間にわたって電話で尋ねてくることがあります。

電話で細かい質問をされると、時間がかかってしまい、他の業務が進まなくなることがあるのよね。

『来院していただければ、もっと詳しくお答えできますよ』と言うと、少しは納得してもらえることが多いですね。

迷惑電話③：営業・勧誘の電話

医療機器やサービスの営業、勧誘の電話がかかってくることがあります。

たとえば、ある営業担当者が新しい医療機器の紹介や、医療サービスの契約についての勧誘を長々と電話で話し続けることがあります。

営業の電話は本当に多くて、対応する時間がもったいない！

はっきりとお断りすることが大事ですが、それでもしつこくかけてくることがあります。

その場合、メールで連絡してもらうようにすると少しは楽になります。

『すみませんが、営業の電話は受け付けていません』と言うだけで、かなりの時間が節約できますね。」

迷惑電話④：苦情やクレームの電話

診療やサービスに対する不満やクレームを電話で伝えてくる患者さんがいます。

たとえば、「待ち時間が長すぎる」や「スタッフの対応が悪い」といった苦情を電話で訴える患者さんがいます。

苦情の電話は、どうしても心が疲れてしまうよね。

でも、まずは冷静に話を聞くことが大事です。

患者さんの気持ちを理解して、しっかり対応することで、信頼を取り戻すことができます。

『また苦情か…』と思うこともありますが、丁寧に対応するように心がけています。

迷惑電話⑤：間違い電話

他の医療機関や異なる部署宛の間違い電話がかかってくることがあります。

たとえば、患者さんが他の病院にかけたつもりで、誤ってこちらに電話をかけてくる場合や、違う部署に用事があるのに間違えてしまうことがあります。

間違い電話は頻繁にあるものだよね。

特に忙しいときに何度もかかってくると困りますが、丁寧に対応するようにするの。

同じ間違いが続く場合は、案内方法を工夫してみると効果があるよー。

『また間違いか…』と思うこともありますが、冷静に対応することが大切ですね！