医療事務の添え状(送付状)の書き方や注意事項【例文あり】

就職活動や転職の際によく耳にする「添え状」もしくは「送付状」はご存じですか?

添え状とは、履歴書や職務経歴書を郵送するときに必ず同封する挨拶文のことで、送付状と呼ばれることもあります。

添え状の役割は、

  • 「誰宛の書類なのか」
  • 「書類の目的は」
  • 「封筒の中身がどのようなものか」

など、簡潔に記載して、応募書類を面接担当者に確実に知らせるためのものです。

正しい書き方の添え状を同封すれば、あなたの印象をよりよいものに変える一方、書き方を誤ればネガティブな印象を与えかねません。

ここでは、「絶対に失敗しない医療事務の添え状の書き方」をご紹介します。

ポイントや例文・注意点を参考に、書類選考クリアに向けて最高の添え状をつくっていきましょう。

元ヤンの次女

記事前半では「添え状の役割」を、後半では「添え状の正しい書き方・Word形式のサンプルテンプレート」まで準備しています。

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添え状(送付状)とはなにか?

添え状の役割

添え状とは、就職先へ履歴書や応募書類を郵送で送る場合、履歴書とともに同封する挨拶文のことを添え状と呼びます。添え状もしく送付状と呼ばれることもあります。

  • 「誰宛の書類なのか」
  • 「書類の目的は」
  • 「封筒の中身がどのようなものか」

などを、挨拶とともに簡潔に記載したものです。相手が封筒を開封した際に、送付状に目を通すだけで書類の内容を一目で理解してもらうことができます。

添え状は必ずしも必要なものではありません。添え状があるかないかで直接採用に影響するわけではありません。しかしながら、添え状が無く履歴書だけが入った状態の封筒を見た採用側はどのような印象を持つでしょうか。

面接もしていない履歴書の段階で「社会人としてのマナーを知らない人」といった印象を相手に与えてしまう可能性も考えられます。

本来であれば出向いて手渡しするべき履歴書を、郵送という形で送るのであれば添え状を同封することはビジネスマナーになります。

履歴書を持参する場合、添え状は不要

履歴書や職務経歴書を面接当日に持参する場合、添え状は同封する必要はありません。前述したとおり、添え状はあいさつの代わりとして用いられるものです。

そのため、採用担当者に応募書類の提出を求められた際に、「履歴書・職務経歴書を提出させていただきます。」と一言添えて渡すことができればよいでしょう。

キャバの三女
持参してしまった場合でも、添え状があったからといって減点になることもないから大丈夫!

 

添え状の書き方

添え状を書くにあたって重要なポイントがあります。

「いつ、だれに、だれが、何のため」のものであるかを簡潔に明記しましょう。添え状は本題ではなく挨拶状です。長々と書くものではなく、あくまでも「簡潔」にそして「正確」に書くことを意識しましょう。

添え状は挨拶文ではありますが、書類としてはビジネス文書にあたるため手書きで書くよりもパソコンで作成することが一般的とされています。履歴書に合わせて添え状も横書きで書くと統一感も出て相手も読みやすくなります。

記載項目

  1. 日付
    まず初めに記載する日付は添え状を作成した日ではなく、投函する提出日を書きます。
  2. 宛先
    宛先の略称を使ってはいけません。病院名も省略せずに法人名などからすべて記載します。また宛名以降、文中ではその都度病院名を書きません。御社ではなく病院なので「貴院」と書く点に注意しましょう。そして担当者の名前を記載しますが、分からない場合は「採用ご担当者」で大丈夫です。
  3. 差出人の氏名・住所・電話番号
  4. 書類の目的であるタイトル
    「応募書類の送付について」や「履歴書、職務経歴書の送付について」などと、件名を記すと丁寧です。
  5. 本文
    拝啓ではじまり敬具で終わります。文中に簡単な志望動機を書く方もいますが、詳しい内容はすべて履歴書に記載しているので必ず書く必要はありません。志望動機を記載する場合は、文章が長くてくどくならないように注意し簡単な自己PRにしておきましょう。

添え状の例文(横書き)

20xx年xx月xx日

医療法人〇〇会
〇〇病院
〇〇課 採用ご担当者 様

〒xxx-xxxx
xxx県xxx市xx丁目xx番
(000)1234-5678
〇〇 花子

 

応募書類の送付について

 

拝啓 貴院ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

 

このたび、〇〇にて掲載されておりました貴院の求人募集を拝見し、ぜひ応募させていただきたく以下の応募書類を送付申し上げます。

 

ぜひ面接にてお話する機会をいただけましたら幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。

 

敬具

《送付書類》

・履歴書   1通
・職務経歴書 1通
・本書       1通 計3通

以上

添え状(Word形式)テンプレートをダウンロード

手書きで作成する場合(縦書き)

医療業界では、伝統的に手書きの送付状が推奨される場合もあります。手書きで送付状を作成する場合は、縦書きが基本です。

※もし「縦書き」か「横書き」か迷った場合は横書きを優先して利用しましょう。それでも不安なら転職エージェントへ相談してみましょう。

「縦書き」添え状の書き方、抑えるべき6つのポイント

  1. 「拝啓」(頭語)と時候の挨拶を記載する
  2. 「送付書類の名称と枚数」を記載する
  3. 「敬具」(結語)と記載する
  4. 「日付」を漢数字で記載する
  5. 「差出人の氏名」を下寄せで記載する
  6. 「宛先」を最後に上詰めで記載する

封筒への入れ方

添え状や履歴書などの応募書類の準備がそろったら郵送用の封筒にいれます。書類を入れる順番は、一般的に次の通りです。

  1. 添え状
  2. 履歴書
  3. 職務経歴書
  4. その他必要書類(ハローワーク紹介状など)

上記書類をクリアファイルに入れて纏めてから、封筒に入れるようにしましょう。

専業主婦の長女
応募書類の完成です。お疲れさまでした!!

 

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まとめ

一般的な添え状の例文をご紹介しました。

郵送での応募には多くの募集希望者が殺到することが予想されます。

履歴書の段階でまず自分がマナーのある人材であることをアピールするポイントが添え状の有無です。履歴書に目を通した採用側に好印象を持ってもらえるように、簡潔で正確な添え状を記載し同封しましょう。

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