こんにちは、医療事務ブロガーの元ヤン次女です！
メモは見聞きした情報や、頭の中に浮かんだアイデアなどを忘れないように書き留めておくために用いられます。
みなさんも普段から学校や職場、家などのさまざまな場所やさまざまなシーンでメモを取ったことがあるでしょう。
医療事務の職場でも、電話のとき、伝言のとき、仕事を覚えるときなど、様々なシーンでメモをよく使います。
「仕事ができるようになるメモの取り方ってどうすればいいの？」
「効率UPできるメモ活用術とは？」
医療事務の新人さんで、このようなお悩みはありませんか？
そんな方に向けてここでは、上手なメモの取り方についてご紹介します。
このコラムを読めば、メモの取り方のコツや効率が良くなり、仕事を早く覚えられるようになりますよ！
これから新しい職場で、活躍できるためにもメモの取り方を押さえておきましょう。
それでは、どうぞ！
医療事務のメモの取り方
医療事務の仕事でのメモの取り方は、まずメモ帳とノートを用意します。メモ帳は下書き用でノートは清書用です。なぜ清書用のノートが必要かというと、医療事務はレセコンの操作方法など、覚えることが多いので、メモを取っても後で思い出せないこともあるからです。
したがってノートにまとめておく必要があります。医療事務には、このように自己流のノートを作っている人も多く、マニュアルノートとして携帯し、仕事でわからなくなったときにいつでも見返せるようにしています。
メモはたいてい忙しい中で取るものであるため、丁寧に書いていられません。しかしあくまで下書き用なので自分がわかれば殴り書きでもよいでしょう。
その後、時間に余裕があるときに、わかりやすいようにノートに清書しますが、あまり時間が空きすぎると何のメモか忘れてしまうので注意が必要です。
素早くメモを取るコツ
限られた時間の中で素早くメモを取るにはいくつかコツがありますが、そのうちの1つが略語や記号を使うことです。
例えば「20％増加」を「20％↑」のように、何かが増加していた時や上昇していた時に「↑」、反対に減少や下降などを表す場合には「↓」を使います。
また図の中のキーワード同士の関係を表す場合に「→」や「←」を使うなど、矢印記号はメモを取る際には便利な記号です。
他にもOKは「◎」、NGは「×」、「例」は「ex（example）」とするなど、さまざまです。
しかしながら何でもかんでも略語化してしまうと、わけがわからなくなってしまうので、気を付けて使用しましょう。
電話応対でのメモの取り方
受話器を耳に当てながら、空いた手でペンとメモ帳を用意して書き取るのは、慣れていないと少し難しい動作です。
そのため、ペンやメモ帳は電話機のそばに置いてすぐに取れるようにしておきます。また電話を取るときは聞き手と逆の手で取りましょう。
ペンはキャップがついているタイプではなく、押すだけでペン先が出てくるノック式のもの、メモ帳は表紙のない付箋タイプがおすすめです。
メモを取るときは、相手の言葉を正しく聞き取れているか確認するために必ず復唱することがポイントです。氏名や住所、電話番号などは間違えやすいですし、固有名詞や電話で初めて聞く言葉を聞き取るのは難しいため、必ず復唱して間違いがないか確認しましょう。
伝言メモの書き方
伝言メモは不在の相手に用件を伝えるときに使うメモのことを言います。ここでは伝言メモに必要なポイントを紹介します。
まず「宛名」です。誰に宛てて渡すメモなのかきちんと明記しておきましょう。次に「電話があった日付と時間」です。いつ電話があったのかによって、対応を変化させることができます。
もちろん電話をかけてきた人の「会社名や個人名」を明記することも忘れてはなりません。そして「用件」について、わかる範囲で書いておきます。また、メモを受け取ったあとどうすればよいのかも書いておきましょう。折り返し連絡が必要なのか、また電話がかかってくるのか、あるいは電話があったということだけ把握していればよいのか、ちゃんと伝えておきましょう。
さらにメモを見た後に何らかの対応が必要な場合、それは至急行うべきなのかどうかを記しておくことも重要です。
まとめ
医療事務に限らず、どのような職業でも、仕事でメモを取ることは珍しくありません。
特に事務ともなると電話応対からの伝言メモ作成はよくあることなので、スムーズに行えるように使いやすいペンやメモ帳の準備をしたり、伝言メモを書きやすいように項目をフォーマット化したりするとよいでしょう。
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